Gestructureerd notuleren is een belangrijk onderdeel van een effectieve vergadering. Toch kost het vaak veel tijd en moeite om de notulen goed bij te houden en deze vervolgens te delen onder alle aanwezigen. Gelukkig zijn er tegenwoordig veel praktische apps die het notuleren een stuk eenvoudiger maken. Door gebruik te maken van één van de onderstaande apps voelt notuleren niet langer als een verplichting, maar wordt het zelfs leuk!
Efficiënter notuleren met Evernote
De app Evernote is niet per definitie gemaakt voor het notuleren, maar is wel erg geschikt om te gebruiken tijdens vergaderingen. Ideeën, opmerkingen en actiepunten kunnen eenvoudig vastgelegd worden in doorzoekbare notities, checklists en to-do lijsten. De app biedt daarnaast de mogelijkheid om bijvoorbeeld foto’s, video’s en pdf-bestanden toe te voegen aan de notities. Heb je op de laptop notulen gemaakt en wil je deze later checken op je smartphone? De app van Evernote synchroniseert de notities automatisch met al je andere apparaten. Een nadeel van de app is dat het niet mogelijk is contactpersonen of agenda-items te importeren. Deze moet je dus handmatig in de app zetten. Evernote is gratis te downloaden in de appstore en compatibel met zowel iOS als Android.
MinuteTaker zorgt voor eenvoudige en gestructureerde notulen
De app MinuteTaker is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Notulen maken gaat erg eenvoudig doordat je met de app automatisch puntsgewijs werkt. Hierdoor blijven de beslissingen, opmerkingen en actiepunten kort en overzichtelijk. Een item kan waar nodig aangevuld worden met een deadline, status en sub-items. Naast noteren kun je met MinuteTaker ook acties toewijzen aan bepaalde personen, een eigen agenda aanmaken op basis van actiepunten én reminders instellen. De app is te synchroniseren met alle apparaten via iCloud. Het nadeel van de app is dat deze alleen beschikbaar is voor iOS, waardoor collega’s met Android niet deel kunnen nemen aan de app. Het is wel mogelijk de notulen na afloop te downloaden als Pdf-bestand en deze vervolgens rond te sturen via de mail.
Snel en overzichtelijk notuleren met Meeting Minutes Pro
Meeting Minutes Pro is volledig geïntegreerd met alle onderdelen van Android. Dit zorgt ervoor dat je vergaderingen inclusief deelnemers eenvoudig importeert vanuit je agenda. Het gebruiksvriendelijke design van de app maakt notuleren tijdens de vergadering super eenvoudig. Je wijst de genoteerde actiepunten vervolgens even eenvoudig toe aan de juiste persoon. Deze persoon synchroniseert de punten op zijn beurt weer naar zijn eigen agenda, waardoor iedereen duidelijk overzicht houdt in de to-do’s. De resultaten van de vergadering zijn te delen in PDF, Word, XML of HTML. Hierdoor zijn de notulen goed bereikbaar voor alle deelnemers. Een nadeel van deze app? Meeting Minutes Pro is alleen beschikbaar voor Android. Daardoor kunnen misschien niet alle collega’s volledig deelnemen.
Een praktische notuleerapp kan dus een goede toevoeging zijn voor jouw volgende vergadering. Heb je al een handige app gedownload, maar ben je nog op zoek naar een geschikte locatie voor de vergadering? Bekijk dan eens de vergaderruimtes van YourMeeting. De ruimtes bevinden zich op een rustige en inspirerende locatie en kunnen naar wens ingedeeld worden. Maak daarnaast gebruik van de aanwezige grote beeldschermen om bijvoorbeeld de resultaten uit je notuleerapp weer te geven. Zo wordt effectief vergaderen een fluitje van een cent!