Mag jij (weer) de vergadering organiseren? Daar komt nog best wat bij kijken, al lijkt het vaak zo eenvoudig. Even een datum prikken, iedereen uitnodigen en klaar. Of wacht…toch niet? Want heb je ook gedacht aan een geschikte ruimte, audiovisuele middelen, koffie en thee… Er komst dus toch heel wat kijken bij het goed organiseren van een vergadering. Wij helpen je! Met een checklist voor het organiseren van de perfecte vergaderbijeenkomst.
Begin op tijd met organiseren van je vergadering
Je wilt natuurlijk dat iedereen kan deelnemen aan de vergadering. Stuur daarom op tijd de uitnodiging met de datum en het tijdstip. Deelnemen aan een vergadering kan op verschillende manieren; via een call, een videoverbinding of met elkaar op locatie. Vergaderen via een call of videoverbinding? Stuur dan duidelijke instructies met je mail mee en adviseer de deelnemer om een rustige plek in huis of op kantoor op te zoeken. Is de vergadering live op locatie, zoek dan een plek waar genoeg ruimte is en reserveer die ruimte tijdig.
Zorg voor alle vergaderbenodigdheden
Ofwel; controleer of alle materialen aanwezig zijn om de vergadering soepel te laten verlopen. Denk hierbij aan:
- Notitieblokken, sticky notes en schrijfwaren
- Een tv-scherm, beamer of projectiescherm
- Een tablet of laptop
- Benodigde kabels
- Afstandsbediening of digitale pen
- Een glassboard, whiteboard of flipover
- Whiteboard markers of stiften
- Koffie en thee
- Lunch of diner
Audiovisuele middelen
Check voordat de presentatie start altijd of alles aanwezig is en naar behoren werkt. Kijk of het tv-scherm of de beamer het doen en of alle kabels aanwezig zijn om de laptop goed aan te sluiten. Het is vervelend als dat last minute, of erger nog, tijdens de meeting geregeld moet worden. Is de presentatie in een grote ruimte met veel publiek? Regel dan ook een microfoon met goed geluid.
Flipover of whiteboard
Vaak wordt tijdens een presentatie een whiteboard of flipover gebruikt. Om een model uit te tekenen bijvoorbeeld of om op te brainstormen. Onmisbaar bij deze schrijfborden zijn dan goede stiften. Controleer of er genoeg stiften liggen en of ze het ook echt doen….en haal vooral permanent markers en whiteboard markers niet door elkaar.
Pen en papier voor deelnemers
Sommige deelnemers nemen hun eigen laptop mee om notities te maken, anderen een mooi notitieblok met pen en weer anderen komen met niets. En dat geeft natuurlijk niet, want daar heb jij rekening mee gehouden. Er liggen notieboekjes, pennen en sticky notes klaar. Die handige kleine, gekleurde plakbriefjes worden veelvuldig gebruikt tijdens meetings om vervolgens op het whiteboard te plakken.
Zorg goed voor de deelnemers
Een korte meeting? Dan is een kopje koffie of thee bij ontvangst voldoende en in de vergaderruimte een kan water met glazen. Duurt de vergadering langer, dan maak je de deelnemers blij met thermoskannen koffie en heet water. En natuurlijk verschillende smaakjes thee, melk, suiker en lepeltjes om te roeren. Een koekje of chocolaatje erbij kan ook op veel waardering rekenen. Net als blikjes frisdrank en lekkere sapjes. Wanneer de vergadering een dagdeel of langer duurt, dan is het wel zo netjes om ook een lunch of misschien zelfs wel diner of borrel te organiseren. Op veel vergaderlocaties kun je speciale vergaderarrangement te boeken, zo hoef je nergens om te denken. De vergaderruimte is dan tiptop in orde en een lunch of borrel is bijvoorbeeld inbegrepen.
Een vergadering die tot in de puntjes verzorgd is?
Die begint altijd met een goede voorbereiding. Bovenstaande punten helpen je een heel eind op weg. Zorg dat je op tijd begint en vooral ook dat je nog tijd hebt om iets regelen mocht er iets niet goed gaan. Dat bespaart je een hoop stress en ergernis. Wil je er zeker van zijn dat je vergadering tot in de puntjes geregeld is? Schakel dan een vergaderlocatie in. Zij weten precies wat er nodig is om het overleg, de presentatie of de workshop soepel te laten verlopen.
Jouw vergadering tot in de puntjes geregeld? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We vertellen je graag over alle mogelijkheden.