Vaak komt het voor dat meetings te lang duren en dat steeds weer dezelfde mensen lang aan het woord zijn, Hoe is het mogelijk een vergadering zo effectief en snel mogelijk te laten verlopen? Wij zetten een paar tips voor je op een rijtje.
Maak van tevoren afspraken over de etiquetteregels
Zeker wanneer er online vergaderd wordt is dit erg belangrijk. Niet iedereen heeft namelijk dezelfde ideeën over wat wel en niet kan tijdens een vergadering. Bijvoorbeeld: mag je koffie pakken tijdens de vergadering. Of kan je in je badjas deelnemen aan een online vergadering. De een kan denken dat het wel kan en een ander vindt het absoluut niet kunnen. Door duidelijke afspraken te maken voorkom je irritaties.
Vergader niet langer dan driekwartier aaneengesloten
Met name online vergaderen kan vermoeiend zijn. Zeker als er een persoon alleen maar aan het zenden is en de rest van de personen luistert. Zorg dat bij zowel online als offline vergaderen je na driekwartier tot een uur een korte onderbreking inlast. Als is het maar of even een heerlijk kopje koffie of thee te pakken. En zorg ervoor dat je vergaderingen niet te kort op elkaar plant, maar neem de tijd om je even op te laden voor de volgende.
Beperk de groepsgrootte
Vergader met maximaal 8 personen, zeker online. Met dit aantal is het nog mogelijk een om een gesprek te voeren zonder dat de rest afgeleid wordt. Met een grotere groep bestaat de kans dat niet iedereen zijn verhaal kwijt kan.
Bedenkt van tevoren wat je wil bereiken met de vergadering
Zorg dat je vooraf een duidelijk doel hebt van wat je wil bereiken met de vergadering. Bespreek dit met de rest van de groep zodat jullie tot een gezamenlijk doel komen. Maak om dit doel zo effectief mogelijk te bereiken duidelijke agendapunten en wijk hier niet te veel van af, blijf bij de kern!
Maak een rolverdeling
Bepaal voorafgaand aan de vergadering de rolverdeling. Stel iemand aan die gaat notuleren en stel een voorzitter aan. Deze rollen zijn essentieel om een vergadering zo effectief en zo snel mogelijk te laten verlopen.