Het is al bijna ‘normaal’ geworden; vergaderen op afstand. Zoveel mogelijk thuiswerken is nog steeds de norm. Een videocall blijft vooralsnog de oplossing om contact te vermijden en tóch te kunnen vergaderen. Toch heb je vast al gemerkt dat online vergaderen niet altijd de uitkomst biedt. In sommige gevallen is vergaderen in real-life noodzakelijk. Uit onderzoek blijkt dat real-life vergaderingen tot wel 75% meer impact hebben dan online vergaderingen. Wanneer je besluit een real-life vergadering te organiseren is het uiteraard van belang de 1,5 meter in acht te houden.
Kies een geschikte vergaderopstelling
De opstelling van de vergaderruimte doet veel voor de sfeer tijdens de vergadering. Kies je bijvoorbeeld voor een zaalopstelling in theater, school, carré of U-vorm? De beste optie voor jouw vergadering is afhankelijk van persoonlijke voorkeur én het doel van de vergadering. Bij een brainstormsessie kan bijvoorbeeld een carré-opstelling de uitkomst bieden. In deze vergaderopstelling kan iedereen elkaar namelijk goed zien en op gelijk niveau communiceren. Is jouw volgende vergadering voornamelijk informatief, waarbij vaak één persoon voor langere tijd aan het woord is? Dan is een vergaderzaal in U-vorm wellicht wat voor jullie! Binnen deze opstelling kan de spreker namelijk makkelijk interactie zoeken met de andere deelnemers.
Zorg voor kwalitatief vergadermateriaal
Om de aandacht vast te houden én anderhalve meter afstand te behouden is het belangrijk dat je voorzien bent van kwalitatief vergadermateriaal. Denk bijvoorbeeld aan een groot scherm waarop je jouw presentatie of voorbeeld goed weer kunt geven. Ook aan de mensen die achterin de vergaderruimte zitten. Wellicht sluit een deel van de groep online aan, in dit geval is snelle wifi erg belangrijk. Iedere deelnemer kan de vergadering dan goed volgen. Verder is het handig dat iedereen is voorzien van notitieblokken en pennen, zodat vragen of opmerkingen genoteerd kunnen worden.
Verzamel feedback over de 1,5 meter vergadering
Een belangrijk punt bij de organisatie van anderhalve meter vergaderingen is het verzamelen van feedback. Vraag alle deelnemers na de vergadering wat ze van de vergadering vonden en wat ze de volgende keer graag anders zouden willen zien. Kon iedereen de vergadering goed volgen, ondanks de anderhalve meter afstand tussen deelnemers? Wat vonden ze van de vergaderopstelling? Konden online deelnemers het allemaal goed verstaan? Door feedback te verzamelen weten jullie hoe de volgende anderhalve meter vergadering nóg beter georganiseerd kan worden.
Een vergaderruimte die van alle gemakken is voorzien
Ben je op zoek naar een geschikte vergaderruimte voor jouw volgende anderhalve meter vergadering? YourMeeting beschikt over verschillende corona-proof vergaderruimtes. In onze grotere vergaderruimtes als de Vechtzaal en de Zwartewaterzaal kunnen tot wel 22 personen op anderhalve meter vergaderen. Ben je met een kleinere groep? Bekijk dan eens de vergaderruimtes Boardroom, Ijsselzaal of Rhijnvis Feithzaal. Wij zorgen ervoor dat de vergaderruimte is voorzien van de gewenste tafelopstelling, notitieblokken en pennen, grote 85 of 75 inch beeldschermen en snelle wifi. Zo kunnen jullie ontspannen van start met de anderhalve meter vergadering!
Bij YourMeeting hanteren we uiteraard de op dat moment geldende coronaregels. Onze medewerkers dragen een mondkapje en ruimtes, deuren en toiletten worden meerdere malen per dag gedesinfecteerd. De pauzes worden op afgesproken tijden gehouden zodat de verschillende groepen elkaar niet kruizen. Onze ruimtes zijn daarnaast voorzien van een veilig luchtsysteem waarbij er geen uitwisseling tussen toe- en afvoer van lucht kan plaatsvinden.