Vergaderen….daar heb je niet altijd evenveel zin in. Je weet bij voorbaat al dat de meeting chaotisch gaat verlopen of dat er geen echte besluiten genomen gaan worden. Wat jij het liefst wilt is een zinvolle en constructieve vergadering. Een vergadering waar spijkers met koppen geslagen worden en waar je energie van krijgt. En dat kan! We geven je 5 tips die je helpen om effectief te vergaderen.
Tip 1: Is die vergadering echt nodig?
De hamvraag is natuurlijk elke keer weer; is het nodig om te vergaderen? Vaak wordt het een gewoonte om binnen een project bijvoorbeeld wekelijks een moment in te plannen met de hele groep. Bekijk na een aantal meetings of het nodig is dit elke week in te plannen of dat het ook anders kan. Plan een kort overleg met een klein gezelschap in, of misschien kan het zelfs wel per mail. Dan heb je vragen, antwoorden en eventuele bevestigingen meteen zwart op wit staan.
Tip 2: Is er een duidelijke agenda opgesteld?
Structuur in je vergadering aanbrengen? Dan is een goede agenda van belang. Het geeft de deelnemers inzicht in de onderwerpen en de planning. Stel de agenda tijdig op, eventueel met input van de genodigden en stuur rond per mail. Maak ook vooral een realistische planning en zorg ervoor dat je binnen de afgesproken tijd blijft.
Tip 3: Kan de voorzitter de vergadering goed leiden?
Een vergadering kan eigenlijk niet zonder goede voorzitter. Iemand die de leiderschapsrol met verve op zich kan nemen. De voorzitter zorgt ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt en deelnemers zich op hun gemak voelen. Een krachtige voorzitter zorgt ervoor dat iedereen aan het woord komt, ook de mensen die minder zichtbaar zijn. De voorzitter houdt zich aan de agenda en zorgt voor duidelijke actiepunten en concrete besluiten. Aan het eind van de bijeenkomst weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt.
Tip 4: Een goede voorbereiding is het halve werk
Een goede voorbereiding bepaalt voor een groot deel het succes. Regel jij de vergadering? Zorg er dan voor dat de vergaderruimte in orde is en dat alle middelen aanwezig zijn om de vergadering soepel te laten verlopen, zoals een scherm, flipover en schrijfwaren. Lees verder alle vergaderstukken goed door en zorg ervoor dat je op de hoogte bent. Je kunt vast vragen opschrijven en je weet beter waar het over gaat.
Tip 5: Vergader op een andere locatie
Een vergadering op een andere locatie organiseren zorgt vaak voor een andere dynamiek en energie. En vaak heeft dat een positieve invloed op de vergadering. Bovendien kunnen vergaderlocaties alles tot in detail voor je regelen. Zij zorgen ervoor dat je direct kunt starten met de vergadering in een ruimte waar alle ondersteunende materialen aanwezig zijn.
Hoe kunnen wij je helpen?
Er zijn een hoop factoren van invloed op hoe constructief een vergadering is. Van een goede voorbereiding tot een goede voorzitter en prettige ruimte. Bij YourMeeting kun je terecht met al je vergaderwensen. Meer weten? Neem contact met ons op.