Een vergadering waar maar geen eind aan lijkt te komen of waarbij je jezelf afvraagt waarom je hier bij moest zijn….Dat moet toch echt eens verleden tijd zijn. Maar wat is dan wel de juiste verdagermethodiek? Scrum, Lean of toch Agile? Bij elk van deze vergadermethodieken staan effectiviteit en flexibiliteit voorop. In tegenstelling tot traditionele vergaderingen zijn deze bijeenkomsten vaak relatief kort, flexibel en transparant.
Continue verbetering & transparantie
De belangrijkste overeenkomst tussen de Scrum, Lean en Agile vergadermethodieken is het principe van continue verbetering. Elk van deze methodieken gaat uit van leren en aanpassen. Verder staat bij iedere methode de samenwerking tussen werknemers centraal. Om dit te realiseren is regelmatig kort vergaderen van groot belang. Tijdens deze vergaderingen worden punten besproken die actueel én voor iedereen relevant zijn. Een andere overeenkomst tussen deze verschillende vergadermethodieken is transparantie. Het is duidelijk welke punten er besproken gaan worden, wie er voor welk punt verantwoordelijk is en wie waarover mag beslissen. De structuur en manier van deze vergaderingen verschillen echter wel per methodiek.
Agile, Scrum of Lean vergaderen?
Er zijn in totaal meer dan 40 Agile methoden, waar Scrum er één van is. De belangrijkste uitgangspunten van een Agile methode zijn ontwikkelen, evalueren en aanpassen. De evaluatiemomenten vinden kort achter elkaar plaats, zodat er waar nodig tijdig aanpassingen gedaan kunnen worden. Scrum is een zeer flexibele en vrij simpele Agile methode. Ieder projectlid heeft een duidelijke rol, namelijk product owner, scrum master of developer. De scrum master is de manager van het project. Het werk wordt opgedeeld in zogenaamde sprints. Het team bepaalt wat er iedere sprint wordt opgeleverd. De projectgroep communiceert dagelijks met elkaar en met de klant. Bij de scrum methode wordt er per sprint een deel(product) ontwikkeld. Bij de Lean methode is dit niet het geval. Hier gaat het meestal om een langere periode waarbij er gewerkt wordt naar een geoptimaliseerd proces of een eindproduct. Verder wordt Lean vaak toegepast binnen een gehele organisatie. Bij Scrum werk je in teams die niet groter zijn dan 11 personen.
Agile vergaderen
Wanneer je Agile vergadert bespreek je wat er goed is gegaan, wat er beter kan en wat er gedaan kan worden om het werk te verbeteren. Het wordt aangeraden een agenda te volgen, maar deze pas tijdens de vergadering op te stellen. De punten voor deze agenda kunnen uiteraard eerder verzameld worden. Om de vergaderingen steeds effectiever te laten verlopen wordt er vaak aan het eind een retrospective gehouden. Iedereen vertelt dan kort wat er goed ging aan de meeting en wat er de volgende keer anders kan.
Scrum vergaderen
Bij de Scrum vergadermethodiek heb je in principe iedere dag een meeting. Deze meeting duurt maximaal 15 minuten en wordt staand gevoerd. Tijdens deze dagelijkse vergadering wordt besproken wat er gisteren is gedaan, wat er vandaag gaat gebeuren en wat de mogelijke obstakels zijn.
Lean vergaderen
Ook bij een Lean vergadering wordt de agenda pas tijdens de vergadering bepaald. Onderwerpen worden tijdens de vergadering ingebracht en op post-its geschreven. Deze onderwerpen worden geprioriteerd en besproken. Er wordt vooraf een tijdsduur afgesproken en 15 minuten voor het eind van de vergadering worden er geen nieuwe onderwerpen meer aangekaart. Lean vergaderingen kunnen wat langer duren dan Agile of Scrum vergaderingen, maar vinden dan ook minder frequent plaats.
Kies een vergadermethodiek die past
Welke vergadermethodiek de juiste is voor jouw organisatie is afhankelijk van de werkwijze, gestelde doelen en voorkeuren van het team. Elke methode zal, wanneer juist toegepast, zorgen voor een flexibele en effectieve vergadering!
Welke manier van vergaderen je ook kiest; bij YourMeeting kun je onbezorgd vergaderen. Wij kunnen alles voor je regelen. Onze vergaderruimtes zijn van alle gemakken voorzien en we helpen je graag bij het organiseren van de perfecte vergadering. Op zoek naar een vergaderruimte in Zwolle? Neem contact met ons op.